그리고 두번째, ACA 2000을 사용 전 과 후, 학원의 변화점은 일단 무엇보다 저는 확실히 느낀다고 자부합니다.
왜냐 ? 오픈하는 학원에서 시작해서 제대로 된 시스템 없이 Off line , On line( 엑셀이나 한글정도 ) 였기 때문에 무엇보다 빠른 일처리가 힘들었고 업무 정리하는 것도 많이 힘들었습니다. 야근하기 일쑤에 , 이것 저것 메모 종이 정리에, 정말 원시적인.... (하하 그땐 너무 힘들었어요 )이 모든 것들을 ACA SYSTEM 하나로 체계적으로 관리 할 수 있었다는게 정말 지금 생각하면 눈물나게 감동적인 ... (하지만 ACA 2000 교육 받을땐 좀 지루 했어요 하하) 체계적인 관리로 학부모님들이 보다 학원을 신뢰하게 되셨던 것 같습니다.
물런 ACA 2000도 점점 커져가는 사교육계에서 같이 커왔다고 생각합니다.그래서 정이 더 가는 듯 합니다.
계속적으로 업그레이드 되는 ACA SYSTEM을 전부다 이용하진 못 하고 있어서 좀더 부지런히 배워야 겠다고 생각도 많이 합니다.
7-8년 학원 생활하면서 정말 뼈저리게 느꼈던 제일 중요하다고 생각되는 관리부분을 책임져 주니, 변화점은 이루 말할 수 없습니다.

그리고 마지막으로 ACA 2000에 대한 특별 제안 사항이라고 하면 음...
ACA 교육 하러 대구에서 오셨던 친절하신 본부장님에게 이것저것 말씀 드렸던 적이 있었습니다.
거의 대부분은 업그레이드 해주셨던 것 같아 편하게 일하고 있구요, 그냥 한가지가 있다면 상황 상담에 상담 또는 출결 말고 해당 학생의 관련된 문의전화 또는 모든 것을 상세히 기록해서 누가 자리를 비워도 모든 파악이 가능한 날짜별 메모란이 있었으면 좋겠습니다.
청담의 erp system에서 써 봤었는데요 , 누가 자릴 비워도 클릭 한번이면 그날 통화내용과 소소한 일이 다들 공유가 되서 업무 처리하기 너무 좋았습니다.
그리고 또 하나는 좀 철없는 소린가요 .
옛날이나 지금이나 , 디자인 좀 어떻게 좀 -_-;;

첫째, 행동반경의 간략화.
과거 많은 학원들이 그러하였고, 현재도 많은 학원들이 수작업 화된 방식의 원생 파일을 사용하는 것이 사실이다. 그러나 아카의 사용으로 처음에는 익숙화 하는데 (약1주일) 시간이 소요 되지만 익숙화 된 이후에는 나의 업무 책상에서 모든 원생 관리가 가능하다.
원생 파일을 찾기 위하여 움직일 필요도 없고, 앉은 자리에서 원생의 등원시기 및 과거 상담시기, 또 다른 샘들의 원생과의 상담, 성적의 파악 등 올 인 원 적인 하나의 업무 처리로 모든 다른 샘들과의 정보 공유가 가능하다는 것이다.

셋째, 상담은 개인이, 얻어진 상담결과는 모든 샘들이 공유.
과거 학생 상담 시에는 상담 후에 다른 샘들과의 대화의 시간을 마련하거나, 관리 선생님의 대화 가능 여부의 파악 후 원생에 대하여 이야기하는 정말 비효율적인 상황이 벌어진다.
그러면 관리 샘은 전체 샘들의 회의를 소집하고, 소집후 다시 공론화 하는등의 몇일 몇 시간 이상의 문제 발생 및 해결 방안을 공유하는 실정이다.
그러나, 아카의 관리를 원칙으로 한다면, 담임 및 과목 샘들의 수업 원생에 대한 관리를 원칙으로 대전제를 해놓는다면, 샘들은 쉬운 클릭 몇 번으로 아이들에 대한 상황 및 상담의 기록으로 담임 및 관리자들은 쉽게 아이들의 과목별, 또는 행동 상황적인 관리를 간소화 할 수 있다.

=담임 관리측면
규모가 있는 학원이라 많은 아이들이 한눈에 들어오지 않아 관리하기가 힘들었습니다.
어떤 아이가 상담이 되었는지 언제 결석했는지 또 그 이유는 무엇이었는지를 한눈에 알기 쉽게 되어 있어서 주기적으로 상담을 하고 차후 관리까지도 가능하게 되었습니다.
이전 상담기록을 열람하여 새로 담임을 맡게 된 아이도 잘 관리할 수 있었습니다.
예를 들어 아이가 아버지의 급여일 때문에 수강료를 열흘 정도 늦게 낸다는 사실이나 이전에 두번 퇴원한 경력이 있어서 같은 문제가 나오지 않도록 조심한다거나 하는 등의 일이 있겠습니다.
출결카드체크를 실시간 확인 가능해서 교무실과 떨어져 있는 교실에 아이들이 있는지 여부를 알 수 있어 지각생 파악에 도움이 되었고 시험성적조회, 진도상황등을 기입하여 담당선생님이 아니어도 결석생에 대해 담임으로서 과제나 진도를 전달할 수 있게 된 것이 가장 편리한 점이었습니다.

= 프로그램
초기보다 컬러가 세련되어진 점도 사용하기 좋았습니다.
또한 ACA메신저를 통해 학원 다른 교무실이나 다른 사무실의 직원과 간편하게 메시지를 주고 받을수 있어 편리했습니다.
원래 네이트온으로 전체 공지가 오고 가게 되어 있는데 친구등록을 따로 하지 않아도 직원끼리 통로가 연결되어 부담이 적게 되어 실제로 다른 부서의 부장님과 업무상 얼굴을 붉힐 수 있는 일이 있었는데 직접 뵙지 않고 메시지로 사과를 하고 좋게 마무리가 된 점이 가장 다행이었습니다.

아카를 사용하면서 가장 좋은 점은, 상담일지를 효율적으로 관리할 수 있다는 것입니다.
제가 이 학원에 처음 근무할 때는 상담일지를 직접 손으로 써서 제출해야 했는데, 불편한 점이 무척 많았습니다.
학생의 학년과 반이 바뀔 때마다 상담일지를 일일이 다시 정리해야 했고, 그 과정에서 누락되거나 잃어버리는 경우도 있었습니다.
게다가 선생님들끼리 상담내용이 빠르게 공유되지 않아 같은 내용의 상담을 여러 차례 하는 경우도 있었습니다.그런데 아카를 쓰게 되면서 이런 불편함이 말끔하게 사라졌습니다.
수백 장의 상담일지를 찾아 정리하는 번거로운 업무를 덜게 된 것은 물론, 한 학생에 대해 집중적이고 효율적인 상담이 가능해진 것은 전적으로 아카의 덕분일 것입니다.
상담 내용의 공유도 ‘아카에 쓴 거 한 번 읽어보세요’라는 한 마디면 끝나게 됩니다.

그런데 아카를 자주 사용하다보니 아쉬운 점도 있습니다.
가장 불편한 점은 학생들의 연락처가 수정된 경우인데요, 특히 학생들의 핸드폰 번호는 등록되어 있지 않은 경우가 많고, 바뀌는 경우도 잦습니다.
학생들의 핸드폰 번호가 아카에 다 등록되어 있으면 보충이나 준비물 등의 공지사항을 전달하기에 매우 편리합니다.
저희 학원의 경우에는 서무과에 계시는 아카 관리하는 선생님께 말씀드려서 연락처를 바꿔야 하는데, 이게 참으로 번거로운 일입니다. 그 선생님께 수시로 연락처를 바꿔 달라고 말씀드리기도 그렇고, 한두 명도 아니기 때문이지요.
그래서 핸드폰 번호 수정 권한을 일반 강사도 갖게 했으면 하는 바람입니다. 집 전화번호는 관리자가 수정하더라도 말입니다.
그게 어렵다면, A라는 학생의 핸드폰 번호를 000-0000-0000으로 바꿔달라고 아카 상에서 관리자에게 바로 요청할 수 있도록 하는 방법도 있습니다.

그리고 아카 메신저의 기능이 좀더 업그레이드 되었으면 하는 바람입니다.
아카 메신저에서 ‘이름(대화명)’을 사용할 수 있도록 한다면 동료들과 정서적으로 더 가까워질 수 있을 것으로 기대됩니다.
등록된 사람들을 자유롭게 그룹 편성할 수 있도록 해서 ‘팀별’ ‘과별’ 혹은 ‘친한 사람’ ‘과부장단’ 등으로 사용자 임의대로 묶을 수 있도록 하고(중복 편성 가능), 그룹에 대한 단체SMS 등이 가능했으면 좋겠습니다.

2. 아카2000 사용 전과 후, 학원의 변화점
사용 전과 사용 후로 많은 부분에서 변화가 있었으나 크게 보면 먼저 유선상이나 메모를 통한 강사 전달이 없어져 불필요한 언쟁이 없어졌으며, 강사의 학생면담을 의무화 시켜 학생들 관리의 효율성을 증대 시켰다. 하지만 SMS를 너무 자주 발송하여 컴플레인등이 생기기도 하는 폐해도 생겨났다.
아카상의 아직 많은 문제점들이 고쳐진다면, 학원 프로그램으로서의 석권도 가능하리라 본다.

그래도 아카 프로그램은 전화를 잘 받아 주시고, 요청사항을 되도록 가능한 부분내에 최대한 해결해 준다는 점이 가장 성공하는 원동력이지 않을까 싶습니다. 고객에 대해 더 많이 노력하고 있다는 모습을 보여주는 것이 너무 보기 좋네요.

업무에서 저의 경우는 사내우편을 많이 활용을 합니다.
수업을 하다보면 선생님과 연락이나 교신을 하기 힘이 드는데 사내우편의 경우는 문자와 함께 사내우편을 보내면 수업 후 빠른 시간내에 확인이 가능하며 또한 자료를 남긴 흔적이 됩니다.
말로 서로 이야기를 하다보면 내가 전달을 했니 난 전달 받은 것이 없다 등 이렇게 하다보면 서로 불신만 쌓이게 되는데 사내우편을 자료가 남아있기에 보냈는지 받아보았는지 확인이 가능하기에 좀 유용한 면이 있습니다.

아카2000은 활용범위가 넓기에 학원에서 사용하기 나름인데 나름 업무의 매뉴얼화를 해서 체계적인 관리를 할수 있다고 생각합니다.
예를 들어 보충을 할 때 선생님들께서는 먼저 보충 등록을 미리 하고 이때 등록을 하면서 문자 발송을 예약을 하여 하루 전날 학생과 학부모 모두에게 발송을 할 수 있도록 하고 보충 당일도 문자 발송을 하고 보충 후에는 반드시 보충 참석 불참 처리를 하고 보너스 점수를 부여하고 마지막으로 보충 불참학생에게 문자 발송을 한다.
이런 식의 순서로 보충 문자 발송을 한다.

전산이 도입되는 순간 많은 변화를 주게 되는 것 같습니다.
예전에 상담카드, 보충체크 용지, 출결체크지, 과제물 체크지, 원생 카드 등 많은 부분의 종이가 전산으로 변화를 가져오게 되고 업무의 효율성 또한 극대화가 되었습니다.
전산이라는 것과 종이의 차이는 아시다 시피 전산은 삭제를 하지 않는 이상 기록으로 항상 남아 있어 예전의 상황을 한눈에 볼수 있다는 것입니다. 종이는 어느정도 쌓이면 버려야 하지요. 물론 오래되어도 잘 안보게 되는 부분도 있고요.
학원의 돌아가는 상황이 한눈에 볼수 있습니다.
퇴원생, 신입생, 과제체크, 보충 등 전반적인 통제력이 생겨나며 기록한 자료를 가지고 가공을 하여 다양한 분석자료를 만들어 볼수가 있습니다.
지금은 ACA2000의 전산이 없으면 학원 업무의 상황 돌아가는 것이 마비가 될 정도입니다.
이정도면 ACA2000의 비중이 많겠죠... 세계로시스템에 근무하시는 직원 여러분 노고에 감사합니다.

4. ACA2000 특별 제안 사항
시험 성적처리를 ACA2000에서 하고 있는데 점수 입력을 하고 있는데 이것을 좀더 효과적으로 사용을 할수 있도록 해주셨으면 합니다.
성적 입력시에 학교 성적처리를 할 경우 학교등수를 입력을 하는데 가상으로 과목을 만들어서 입력을 하고 있습니다.
예를 들어 과목별로 국어, 영어, 수학, 과학, ..., A평균, C석차(반석차), S석차(학교석차) 등으로 입력을 해야합니다.
학교 성적 처리시에는 이런 부분의 고려도 필요할 것 같습니다.
학원성적은 일괄 시험을 쳐서 성적 입력을 하고 일괄적으로 통계처리를 하면 총점, 평균, 석차가 자동 생성이 되지만 학교 석차는 각 학교 마다 시험이 다르기에 통계처리를 못하기에 수작업으로 입력을 모두 해야 합니다.
그리고 성적처리후 선생님들께서 각 학생의 성적을 볼때나 반별로 전체 학생들 성적 비교를 볼 때 조금더 간단하게 조회를 하고 볼수 있도록 했으면 합니다.
선생님들께서 엑셀 사용에 능숙하면 좋겠지만 일일이 엑셀 잘 사용하시는 분이 만들어 주어야 하기에 시간적으로 많은 소비를 하고 있습니다.

1) 대부분 그렇게 하시겠지만 가장 많이 사용하는 창을 순서대로 배열해서 업무처리를 보 다 효율적으로 하고 있습니다.
2) 신규생은 미리 담당선생님께 발송이 되도록 기본 프로그램에 저장을 해놓고, 휴원의사 를 밝힌 학생은 그때그때 쉬는시간 예약문자로 발송을 해드려, 휴원상담을 신속하게 하실 수 있도록 합니다.
3) 사내메일을 굉장히 유용하게 사용하는 편입니다.
모든 안내사항이나 전달사항등은 항 상 사내메일로 보내기 때문에 선생님들께서 매일 매일 열어보시지 않으시면 불편하시 도록 습관을 들여(?) 모두가 사내메일을 통해 의사전달을 신속히 할 수 있도록 사용하 고 있습니다.

상담실의 입장에서 업무의 효율성을 꼽을 수 있겠지요.
전에는 모든 것이 수작업으로 이루어지다보니, 사소한 계산착오가 많았고 업무량도 많았던 반면, ACA로 전환이 된후부터 시간적으로 여유를 가질 수 있어서 너무 좋습니다.
또한 체계적인 시스템 덕분에 관리하는 측면에서도 매우 유용하여 학원운용에 없어서는 안될 전산시스템임을 항상 느끼고 있습니다.

항상 업무에 지쳐있는 바쁜 원장님께 ACA 메신저로 힘내시라는 메시지를 보냈더니 옆에 선생님께선 놀라서 입을 다물지 못했죠.
무뚝뚝한 원장님께서 답장을 보내주셨을때 저흰 한참 웃었더랬습니다.
삭막한 학원내에서 ACA 메신저로 인해 그렇게 가끔은 웃는 일을 만들곤 합니다.
일하시던 선생님들도 그때문에 웃으시곤 하시죠. 매신저가 있어서 즐겁습니다.

ACA 2000은 장점이면서 동시에 단점이랄수 있는게 너무 복잡한 느낌이 든다는 것입니다.
되도록 단순화해서 한눈에 들어올 수 있었으면 합니다. 초보자가 숙련이 될 때까지 다소 많은 시간이 걸리는것 같습니다.
좀더 창을 단순화 시키면서도 활용하는 사람이 쓰기 편리하도록 해 주신다면 더욱 저희가 일하는데 도움이 되지 않을까 생각합니다

제안사항 2)
상담실 업무중 학생이 환불을 했을 경우 한두과목은 괜찮지만 5~6과목이나 될 경우에 일일이 하나씩 클릭하여 미납수정후 삭제를 해야하는데 너무 번거롭습니다.
등록후 ‘모두처리’를 할 수 있듯이 같은 방법으로 삭제를 할 수 있도록 해 주시면 너무 좋겠습니다.

저희는 아직 유용한 비법이라든지 기타 변화된 점등이 아직 없어서 다른 내용은 공모할게 없구요 사용상 필요한 제안사항을 몇 가지 말씀 드리겠습니다.

->발송 대상자를 누적시키는 기능

->자주 쓰는 문자 메시지를 저장하였다가 다음에 또 사용할 수 있는 기능

->현재 전체현황에서 선택 또는 전체처리로 확인할 수 있는 좋은 기능이 있지만 PC와 인터넷을 사용해야만 하는 점에서는 보고서로써의 역할이 부족합니다.
현재도 출력기능은 있지만 각각의 데이터를 모아서 수정, 편집하여 출력하려면 시간이 오래 걸리므로 원클릭으로 A4용지 한 장으로 아래 내용들이 정리되어 출력되면 좋겠습니다(입학생 안내 문구 출력하듯이 엑셀을 이용하여 출력).

1. 전체인원, 학년별 입, 퇴, 전출 인원 수 정리

입학생 : 성명, 반이름, 학교, 학년, 입학일, 첫수 업일 등
퇴원생 : 성명, 반이름, 학교, 학년, 퇴원일, 사유 등

제안4. 회의록

->ACA2000에는 결재 기능이 이미 있으니 회의록 메뉴만 있으면 되겠네요...

-> 회의록 못지 않게 많이 쓰는 문서로는 업무협조전이 있는데 타부서로 업무를 지원 및 도움을 요청할 때 공식적으로 쓰는 문서입니다.

제안6. 기안서(품의서)

1. 강사들이 자신이 수업하는 반의 학생과 상담을 하고 싶거나, 상담을 기록할 때 ACA 상에서는 담임반만 보이기 때문에 불편함이 있습니다.
담임반 외의 학생들의 자료가 검색이 가능하고, 상담을 공유할 수 있게 했으면 좋겠습니다.

3. 현재 학생들에게 학적부에서 SMS를 보낼 때 확인 버튼을 보내면 바로 보내지는데, 확인을 누르면 “***학생에게 이 메세지를 보내겠습니까?” 하는 확인 요구 창이 떴으면 좋겠습니다.
바쁜 일정속에서 쉬는 시간 5분동안 출결체크하고, 전달사항(숙제, 결석확인등..)을 SMS로 보낼 때 다른 학생에게도 같이 클릭이 되어 문자가 가는 경우가 있습니다.
문자는 학원입장에서 요금이 나가는 것이기도 하고, 잘못 보내어졌을 때 학부모님께 오해를 불러 일으킬 수 있기 때문에 확인을 해주면 여러 학생에게 잘못 보내어지는 일이 없을 것입니다.

5. 학원규모가 클 수록 학생수가 많아 상담이 자주 이루어지지 않는 게 현실입니다.
하지만 반배치고사등으로 반을 옮기게 되면 담임이 바뀌었을 때 아이의 상태를 손쉽게 파악할 수 있는 것 또한 상담내역의 중요한 역할입니다.
그러나 현재 ACA는 상담내역을 적지 않고 확인버튼을 누르면 상담내역을 적은 것과 동일한 표시가 나옵니다.
그 달 인원수를 급하게 채우기 위해 상담내역을 적지 않고 상담 확인버튼을 누르는 경우 그 다음 담임은 일처리에서 곤란함을 느낍니다.
모두가 정직하게 열심히 일할 수 있는 환경을 위해 상담내역을 안 쓰면 저장이 안되면 좋겠습니다.

ACA를 통해 영재사관이 더 크게 발전했으면 좋겠습니다.
그러기위해 몇 가지 건의를 한 것이니 가능하면 위의 사항들이 개선이 되었으면 좋겠습니다.
ACA 2000이 더욱 완벽한 프로그램이 되어 모든 학원의 필수 프로그램이 되기를 기원합니다.

더욱 편리한 학원운영을 위해 도입되었다는 ACA2000인지 몬지는...
선생님들에게는 하기 싫은 숙제 같은....꼭 짊어지고 가야하는 짐과 같은 존재였다...전혀 편리해질 것 같지 않은 이건...왜 도입된건지....
여러가지 작동법을 배우기를 이리 저리 미루며....지내던 이주일....은 체감온도 영하 40도 같은 느낌으로 쌤...모두를 기다리고 있었던 것이었다.

하지만 일주일이 지나고....이주일이 지나고....
힘겨워만 할 것 같던...우리는..."이거 괜찮네..."를 연발하며, 하루하루 시스템에 적응하기 시작했다...

^^ 더욱 능숙하게...이 프로그램을 사용하는 그날까지...울 쌤들 모두...홧팅!!